Kalker Apotheke spart 1.400 € monatlich

Ausgangslage

Die Kalker Apotheke im Kölner Stadtteil Kalk beliefert täglich 25–30 Kunden nach Hause — hauptsächlich chronisch kranke Patienten und Senioren, die nicht mobil genug sind, um selbst in die Apotheke zu kommen.

Für den Botendienst beschäftigte die Apotheke einen Teilzeitfahrer, der mit seinem eigenen Fahrzeug fuhr. Das System hatte funktioniert — bis es nicht mehr funktionierte.

Die Herausforderung

Die Kosten waren höher als gedacht: Der Fahrer (Mindestlohn + Nebenkosten), dazu Kilometererstattung für das private Fahrzeug — in der Summe rund 2.800 € monatlich. Für eine mittelgroße Apotheke ein erheblicher Fixkostenblock.

Schwerer wogen die operativen Probleme: Bei Krankheit oder Urlaub des Fahrers fielen Lieferungen einfach aus. Eine Vertretung war nicht organisiert. Patienten, die auf ihre Medikamente warteten, mussten sich selbst helfen — oder riefen mehrfach an.

Die Dokumentation erfolgte auf Papier. Eine strukturierte Temperaturüberwachung für Kühlartikel existierte nicht. Ein ApBetrO-Audit hätte mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Beanstandungen geführt.

Die Lösung

Im Herbst letzten Jahres entschloss sich die Inhaberin gemeinsam mit einer benachbarten Apotheke, den Botendienst an E-BOTEN.DE auszulagern.

E-BOTEN.DE stellte einen festen Fahrer mit E-Fahrzeug für beide Apotheken bereit. Die Touren wurden über E-BOTEN.DE Services KI-optimiert geplant, die Dokumentation digitalisiert. Kühlartikel werden jetzt mit Temperaturüberwachung ausgeliefert.

Die Ergebnisse nach 3 Monaten

Die Zahlen sprechen für sich. Die monatlichen Kosten halbierten sich von ~2.800 € auf ~1.400 €. Lieferausfälle: null. Der Planungsaufwand für das Personal sank von 45 auf 5 Minuten täglich.

Für die Inhaberin der Kalker Apotheke war die Entscheidung rückblickend einfach: "Wir haben nicht verstanden, warum wir das so lange selbst gemacht haben."